Tài liệu nghề nghiệp: trách nhiệm công việc

Luồng tài liệu là một thành phần quan trọng của hoạt động và là yếu tố không thể thiếu trong quản lý của bất kỳ tổ chức, tổ chức, doanh nghiệp nào. Giấy tờ kinh doanh phải được soạn đúng, được lưu trữ một cách có hệ thống và tối ưu. Với sự phát triển của nền kinh tế, các luồng thông tin và số lượng tài liệu trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người ngày càng tăng. Do đó, ngày nay, nhu cầu về một nghề khá mới đang tăng lên - một người quản lý tài liệu.

Ai là người quản lý tài liệu

Một chuyên gia tài liệu là một chuyên gia tham gia vào việc đăng ký và kế toán tài liệu. Các ngành nghề liên quan là thư ký, lưu trữ, thư ký.

Các tài liệu hành chính của ban quản lý cần được soạn thảo một cách hợp lý theo các tiêu chuẩn và đưa đến sự chú ý của nhân viên, và chính xác là những người mà các đơn đặt hàng được dự định. Tài liệu có xu hướng lỗi thời, hết lưu hành. Trong trường hợp này, chúng phải được sắp xếp theo các hành vi lập pháp về lưu trữ hồ sơ và được lưu trữ trong kho lưu trữ. Tất cả điều này được thực hiện bởi một người quản lý tài liệu.

Trách nhiệm công việc của một chuyên gia tài liệu có thể nhàm chán. Nhưng đây chỉ là cái nhìn đầu tiên. Thông qua bàn tay của một người quản lý tài liệu, đặc biệt nếu anh ta là người duy nhất chịu trách nhiệm quản lý tài liệu tại doanh nghiệp, tất cả các luồng thông tin đi qua, anh ta có thể theo dõi công việc của tất cả các bộ phận và hiểu cơ chế hoạt động và phát triển của công ty.

Trong các tổ chức lớn, trách nhiệm của các chuyên gia trong việc làm việc với các tài liệu thường được phân chia: thiết kế, đăng ký, nhập vào cơ sở dữ liệu điện tử, kiểm soát thực thi, lưu trữ được thực hiện bởi những người khác nhau và thậm chí toàn bộ các bộ phận.

Những gì một người quản lý tài liệu cần biết

Để vẽ chính xác các tài liệu trong đó thông tin được trình bày chính xác, rõ ràng và rõ ràng, một chuyên gia phải biết mục đích và các hình thức biên soạn tất cả các loại tài liệu. Để biết một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý trông như thế nào, nó phải sở hữu những điều cơ bản của pháp luật.

Vì ngày nay hầu hết các tài liệu được lưu trữ trên phương tiện điện tử và cần có sự trao đổi thông tin trên máy tính, chuyên gia quản lý tài liệu phải hiểu phần mềm. Anh ta phải tạo cơ sở dữ liệu điện tử và có thể giao tiếp với nhân viên phục vụ các hệ thống tự động để tạo, lưu trữ và truyền tài liệu.

Để lưu trữ tài liệu trong kho lưu trữ, một chuyên gia phải biết các quy tắc và thông số kỹ thuật nhất định. Mục đích của tài liệu và tính bảo mật, điều khoản, điều kiện lưu trữ của chúng - theo các tiêu chí này, bạn cần sắp xếp các tài liệu trong kho lưu trữ, sau đó tạo một hệ thống tìm kiếm hiệu quả.

Trách nhiệm tài liệu

Trách nhiệm công việc của người quản lý tài liệu trong một tổ chức bao gồm

- chuẩn bị, kế toán, lưu trữ và kiểm soát tài liệu;

- hệ thống hóa quy trình làm việc và đảm bảo sự di chuyển của các tài liệu;

- Tổ chức luồng tài liệu tối ưu trong tổ chức;

- tổ chức lưu trữ và phát triển các phân loại tài liệu;

- phân loại, kiểm tra giá trị và chuyển đến kho lưu trữ tài liệu có hiệu lực hết hạn;

- tinh giản tài liệu đến;

- xây dựng các hình thức tiêu chuẩn và bảng chấm công của tài liệu;

- tạo cơ sở tài liệu với việc tạo số đăng ký và chỉ số và địa chỉ lưu trữ điện tử;

- chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho các cuộc họp, đàm phán và các cuộc họp.

Người quản lý tài liệu hàng đầu thực hiện các nhiệm vụ chính thức, trên thực tế, giống nhau, nhưng với phần trách nhiệm lớn hơn, cộng với giao nhiệm vụ cho nhân viên cấp thấp hơn.

Trách nhiệm công việc của người quản lý tài liệu trong một tổ chức giáo dục

Một người quản lý tài liệu tại một tổ chức giáo dục nên biết, trong số các hành vi lập pháp khác, Luật của Liên bang Nga Thời gian về Giáo dục. Vì các trường mẫu giáo và trường học có một đội ngũ nhân viên hạn chế, một người quản lý tài liệu kết hợp các nhiệm vụ của một thư ký, một thư ký và một nhân viên, được hướng dẫn bởi các khuyến nghị về phương pháp làm việc với các tài liệu trong các cơ sở giáo dục (thư của Bộ Giáo dục Liên bang Nga ngày 02.12.2000 số 03-51 / 64).

Nhiệm vụ của người quản lý tài liệu trong trường mẫu giáo bao gồm, trong số những việc khác, chuẩn bị hợp đồng lao động với nhân viên và thực hiện các hồ sơ cá nhân, và giữ một cuốn sách trẻ em. Ông cũng làm việc với một bàn đăng ký quân sự và duy trì tài liệu phù hợp nếu có nhân viên chịu trách nhiệm quân sự trong tổ chức.

Người quản lý tài liệu bổ sung cho các nhiệm vụ chính thức tại trường bằng cách chuẩn bị dự thảo tài liệu hành chính về sự di chuyển của đội ngũ và điền vào hồ sơ cá nhân, giữ một cuốn sách theo thứ tự chữ cái của học sinh và tính đến giờ làm việc của nhân viên trường, xử lý và xử lý việc chuyển hồ sơ cá nhân của học sinh vào kho lưu trữ.

Các tổ chức giáo dục đại học không chỉ tiến hành các hoạt động giáo dục, mà cả các hoạt động khoa học.

Nhiệm vụ của một người quản lý tài liệu tại một trường đại học làm cho một chuyên gia ít nhất nói chung phải hiểu hồ sơ của một khoa cụ thể, bởi vì anh ta phải chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp và các cuộc họp và giữ biên bản và các cuộc trò chuyện qua điện thoại thay cho trưởng khoa.

Phẩm chất cá nhân của một chuyên gia quản lý tài liệu

Sự chu đáo là phẩm chất quan trọng nhất của một chuyên gia trong việc làm việc với các tài liệu. Độ chính xác, cẩn thận và trách nhiệm bổ sung cho danh sách các phẩm chất cá nhân cần thiết để làm việc với các giấy tờ kinh doanh. Lỗi về dữ liệu, vi phạm pháp luật, mất tài liệu có thể khiến công ty tốn kém rất nhiều khi ký kết hợp đồng hoặc kiểm toán nhân sự.

Khối lượng thông tin mà người quản lý tài liệu làm việc đòi hỏi phải có bộ nhớ tốt.

Để làm việc trong bất kỳ lĩnh vực nào, anh ta cần sự kiên trì và biết chữ khi làm việc với giấy tờ, và trong lĩnh vực quản lý nhân sự - và khả năng tổ chức, sáng tạo và kỹ năng giao tiếp.

Đặt mục tiêu đúng và làm việc với cấu trúc của công ty, cái gọi là phẩm chất doanh nhân, là cần thiết cho người quản lý tài liệu để tổ chức quy trình làm việc và phân loại tối ưu.

Thông thường tại các công ty nhỏ, người quản lý tài liệu làm việc một mình. Tự tổ chức, kỷ luật và tự kiểm soát giúp tổ chức công việc hiệu quả.

Yêu cầu về tài liệu

Một khung pháp lý vững chắc để quản lý tài liệu đòi hỏi phải đào tạo. Do đó, khi tuyển dụng, cần phải có bằng tốt nghiệp của một tổ chức giáo dục đại học hoặc một tổ chức giáo dục đặc biệt thứ cấp trong các chuyên ngành. Ngoài ra còn có các chuyên ngành liên quan: Hỗ trợ tài liệu trên giấy tờ trong lĩnh vực luật học hoặc hỗ trợ thông tin của một doanh nghiệp.

Các tài liệu lập pháp và pháp luật, hành chính, quy phạm và hướng dẫn của các cơ quan cao hơn liên quan đến quy trình làm việc là những yêu cầu chung đối với các tài liệu mà người quản lý tài liệu nên biết. Trách nhiệm công việc đòi hỏi kiến ​​thức, hoặc ít nhất là cơ bản của họ, về các phương pháp phân tích, nghiên cứu, thiết kế, thực hiện và phát triển hệ thống tài liệu, về thiết kế và vận hành hệ thống điều khiển tự động; tổ chức lưu trữ và lập trình cơ bản.

Ưu điểm và nhược điểm của nghề quản lý tài liệu

Nghề nghiệp của một người quản lý tài liệu là phổ quát. Bằng tốt nghiệp và kiến ​​thức về chuyên ngành cho phép sinh viên tốt nghiệp làm việc trong bất kỳ tổ chức nào, bởi vì quy trình làm việc ở khắp mọi nơi. Đây là lợi thế chính của nghề nghiệp.

Lợi thế thứ hai có thể được coi là cơ hội để làm việc như một quản trị viên, nhà lưu trữ, thư ký, thư ký trợ lý, quản lý văn phòng, trợ lý quản lý, và không chỉ là một người quản lý tài liệu.

Điểm cộng thứ ba là, mặc dù công việc có vẻ như thường lệ, người quản lý tài liệu là trung tâm của các luồng thông tin trong tổ chức và sở hữu gần như tất cả các bí mật của nó. Đôi khi, ngoài quản lý cấp cao, anh là chủ sở hữu duy nhất của những bí mật này.

Kinh nghiệm làm việc và tinh thần kinh doanh cho phép người quản lý tài liệu tự tổ chức kinh doanh để cung cấp dịch vụ thông tin, nếu muốn.

Ưu điểm của nghề nghiệp bao gồm làm việc trong văn phòng trong điều kiện tốt, bất kể hồ sơ của doanh nghiệp và lịch trình làm việc nghiêm ngặt.

Nhược điểm của nghề làm phim tài liệu là tính đồng nhất và quan trọng nhất là trách nhiệm lớn.

Người quản lý tài liệu có thể làm việc ở đâu?

Vì các nhà quản lý tài liệu đã nhận được một nền giáo dục trong hồ sơ của họ có thể làm việc với tất cả các loại tài liệu (kế toán, nhân sự, khoa học và kỹ thuật), họ có thể được yêu cầu trong các tổ chức khác nhau:

- trong chính quyền, cả địa phương và nhà nước;

- trong các cơ quan quản lý bộ phận;

- trong các dịch vụ lưu trữ và tài liệu về kỹ thuật và thiết kế, các tổ chức nghiên cứu, trong y tế, lưu trữ, thư viện và bảo tàng, các cấu trúc thực thi pháp luật;

- trong các dịch vụ hành chính và các bộ phận của cấu trúc thương mại: giấy tờ, quản lý văn phòng, quản lý nhân sự;

- trong kinh doanh phát triển hệ thống thông tin, tư vấn tài liệu, kiểm toán bảo mật thông tin.

Sự phát triển nghề nghiệp của một người quản lý tài liệu phụ thuộc vào nơi làm việc. Trong các cấu trúc lớn, anh ta có thể trở thành người quản lý các vấn đề, với quy mô nhỏ - cho người quản lý trợ lý. Đỉnh cao của sự nghiệp quản lý tài liệu có thể được coi là sự chuẩn bị tài liệu cho Chính phủ và Tổng thống Liên bang Nga.