Mô tả công việc của một người quản lý văn phòng với các chức năng thư ký: tính năng và yêu cầu

Ngay cả với một nhân viên nhỏ, chỉ bao gồm người đứng đầu công ty và nhân viên của công ty, cần có một nhân viên có trách nhiệm, người sẽ là lực lượng tổ chức, có thể chỉ đạo và kiểm soát quá trình làm việc - ý tưởng này xác định văn bản mô tả công việc của người quản lý văn phòng.

Một vị trí như vậy đòi hỏi người nộp đơn phải có một bộ kỹ năng cụ thể và giáo dục phù hợp, cũng như khả năng tương tác với mọi người. Tuy nhiên, danh sách các yêu cầu này không giới hạn.

Mô tả công việc

Đã ở giai đoạn ứng tuyển vào một vị trí, một ứng cử viên có thể tự làm quen với một hành vi điều chỉnh quy định các quyền, nghĩa vụ và lĩnh vực trách nhiệm của mình trong một công ty. Một tài liệu như vậy được gọi là mô tả công việc. Nó bao gồm năm phần chính:

1. Các quy định chung Chúng chứa tất cả thông tin tổ chức: tên của doanh nghiệp, vị trí nắm giữ và đơn vị cấu trúc mà nó thuộc về. Nó cũng chỉ ra sự phục tùng, thủ tục để điền vào một vị trí và sa thải, cũng như các yêu cầu về trình độ học vấn và trình độ.
2. Nhiệm vụ. Phần này liệt kê các trách nhiệm của nhân viên, cũng như cách thực hiện chúng.
3. Quyền của nhân viên, nghĩa là, tất cả các tính năng bổ sung góp phần thực hiện nhiệm vụ hiệu quả.
4. Một trách nhiệm. Theo phần này, ban quản lý quyết định đánh giá chất lượng lao động, thăng chức hay phạt tiền.
5. Mối quan hệ. Phần này chi phối tất cả các giao tiếp với các đơn vị bên ngoài và bên trong có thể phát sinh từ nhân viên trong quá trình thực hiện các chức năng của mình.

Nguyên tắc viết mô tả công việc

Cơ sở chuẩn mực cho việc chuẩn bị các tài liệu đó là Danh mục Trình độ chuyên môn của các bài đăng của các nhà quản lý, chuyên gia và nhân viên khác (1998). Trong quá trình phát triển, sự chú ý đáng kể đã được trả cho việc mô tả vị trí và điều kiện để nhân viên hoàn thành nhiệm vụ của mình. Các chi tiết cụ thể của công việc được bao gồm trong tiêu đề của tài liệu, ví dụ, mô tả công việc của Thư ký của người thư ký (quản lý văn phòng hoặc kế toán trưởng).

Ngoài ra, nếu có hai bài đăng có cùng tên, nhưng với các nhiệm vụ khác nhau, thì các tài liệu khác nhau nên được chuẩn bị phản ánh những khác biệt này. Các mô tả công việc của người quản lý văn phòng của nhân viên nhân sự có sự khác biệt nhất định từ cùng một hành vi quy định cho thư ký.

Yêu cầu quản lý văn phòng

Bằng cách này hay cách khác, một ứng cử viên cho một vị trí sẽ phải lãnh đạo mọi người. Nó có thể chỉ là một vài người trong một công ty nhỏ hoặc toàn bộ nhân viên hành chính trong một doanh nghiệp lớn. Đương nhiên, người nộp đơn phải là người dùng PC tự tin và có thể làm việc với các thiết bị văn phòng khác (máy quét, máy in hoặc fax). Người quản lý văn phòng thường là một đại diện của công ty, vì vậy một bài phát biểu bắt buộc và khả năng viết thư kinh doanh là điều kiện tiên quyết. Rất thường các công ty yêu cầu những nhân viên như vậy phải biết những điều cơ bản về giấy tờ và luật lao động. Thành thạo ít nhất một ngoại ngữ vẫn là một kỹ năng mong muốn, tuy nhiên, khi đăng ký vào một doanh nghiệp lớn, đây đã là một trong những yêu cầu bắt buộc.

Trong một số trường hợp, người quản lý văn phòng phải kết hợp nhiệm vụ của mình với các chức năng của các nhân viên khác. Điều này dẫn đến sự gia tăng các kỹ năng cần thiết. Vì vậy, một người quản lý văn phòng với các chức năng của một kế toán viên phải có một nền giáo dục phù hợp và có các chương trình đặc biệt.

Trách nhiệm chính

Một mô tả công việc điển hình của một người quản lý văn phòng với các chức năng thư ký bao gồm các mục sau đây:

• xử lý thư, cả đến và đi; phân phối lại của họ trong công ty;
• kiểm soát thời gian thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng và thỏa thuận;
• thực hiện và nhận cuộc gọi đến;
• làm việc với khách hàng và đại diện của các công ty đối tác;
• giám sát sự sẵn có của văn phòng phẩm cần thiết;
• bảo trì thiết bị văn phòng trong điều kiện làm việc và gọi các chuyên gia trong trường hợp hỏng hóc;
• phân phối thời gian trong lịch trình làm việc (trong một số trường hợp cho người đứng đầu);
• tổ chức các sự kiện cần thiết (cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác, tiệc công ty);
• họp khai thác gỗ;
• cập nhật và bổ sung nội dung mới trên trang web của công ty.

Danh sách này chỉ bao gồm các yêu cầu cơ bản. Các mục khác có thể được thêm vào theo các chi tiết cụ thể của hợp đồng lao động đã ký kết. Ví dụ, mô tả công việc của một người quản lý văn phòng với các chức năng của một nhân viên nhân sự, đòi hỏi một nhân viên phải giữ và cung cấp tất cả các tài liệu kế toán một cách kịp thời hoặc thay thế người đứng đầu bộ phận nhân sự trong trường hợp vắng mặt.

Trách nhiệm bổ sung

Ngoài các chức năng chính, mô tả công việc của người quản lý văn phòng chứa một danh sách các trách nhiệm khác nhau, có thể thay đổi tùy theo hướng dẫn của công ty. Một người quản lý văn phòng có thể được yêu cầu làm việc với các cơ quan hành chính, nghĩa là được phép thực hiện giao dịch, mở chi nhánh của một công ty hoặc công ty con, v.v.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là quản lý thực tế của công ty trong trường hợp không có giám đốc. Tất nhiên, điều này chỉ có thể nếu nhân viên đã tự đặt mình là một người có trách nhiệm và đáng tin cậy để dựa vào. Ngoài ra, bản mô tả công việc của người quản lý văn phòng thường có một điều khoản về sự cần thiết phải có giấy ủy quyền chung. Một tài liệu như vậy có thể được yêu cầu, ví dụ, để nhận các mục thư có mức độ quan trọng cao.

Yêu cầu không chính thức

Các công ty lớn thường cho phép làm quen trước với mô tả công việc mẫu của người quản lý văn phòng cho các ứng viên cho vị trí này, để họ nhận thức đầy đủ về danh sách các yêu cầu và trách nhiệm.

Nhưng ngay cả khi nhìn thấy những quyền lực như vậy, người nộp đơn phải hiểu rằng mình vẫn là một trong nhiều nhân viên của doanh nghiệp. Về vấn đề này, người ta không nên quên về những gì không được đánh vần trong mô tả công việc. Một người quản lý văn phòng với các chức năng của một thư ký phải là một người có ý thức tinh tế về thời gian để có thể phân phối nó khi cần thiết.

Nhiệm vụ tổ chức quy trình làm việc

Yêu cầu quan trọng nhất đối với công việc của anh ta là hiệu quả, vì vậy một người giữ vị trí như vậy có nghĩa vụ phải tiêu thụ kinh tế vật liệu văn phòng, để kiểm soát lượng điện tiêu thụ.

Đối với các nhân viên khác, người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm gần như ngang bằng với người đứng đầu. Nhờ vào điều này, anh ta phải đảm bảo rằng các điều kiện làm việc phù hợp với các tiêu chuẩn vệ sinh và quy tắc an toàn được chấp nhận. Cuối cùng, khi thực hiện nhiệm vụ trực tiếp của mình, người quản lý văn phòng có quyền truy cập vào các tài liệu được phân loại, đó là lý do tại sao một trong những yêu cầu là ký thỏa thuận không tiết lộ bí mật thương mại hoặc bất kỳ thông tin nào khác có thể gây tổn hại đến vị thế thị trường của công ty.

Quyền quản lý văn phòng

Tất nhiên, việc thực hiện một số nhiệm vụ như vậy cho phép một nhân viên thực hiện các quyền đặc biệt. Họ cũng được đánh vần trong mô tả công việc của người quản lý văn phòng. Bản chất của một số trong số họ, chẳng hạn như khả năng truy cập thông tin bí mật, xuất phát trực tiếp từ nhu cầu thực hiện trách nhiệm công việc của họ. Những người khác được liên kết với các đặc quyền quyền lực. Vì vậy, người quản lý văn phòng có quyền yêu cầu các nhân viên còn lại sửa chữa những sai lầm do họ sơ suất trong các tài liệu sản xuất, để thiết lập cho họ quy mô của khuyến khích hoặc áp dụng hình phạt cho sơ suất.

Thông thường, người quản lý văn phòng là mối liên kết giữa nhân viên và người ra quyết định. Một vị trí như vậy cho phép anh ta đạt được điều kiện làm việc tốt hơn và đưa ra mong muốn tập thể để cải thiện chất lượng công việc của cả một bộ phận cụ thể và toàn bộ doanh nghiệp.

Các tính năng của mô tả công việc của người quản lý văn phòng của bộ phận bán hàng

Các nhà quản lý văn phòng từ lâu đã không thể thiếu trong các công ty lớn và không quá lớn, vì vậy họ cần một số kỹ năng đặc biệt để lấp chỗ trống như vậy. Một trường hợp phổ biến là khi một số người quản lý văn phòng có chức năng đặc biệt, được giám sát bởi một người, làm việc tại cùng một doanh nghiệp. Mô tả công việc của họ về cơ bản trùng khớp, nhưng khác nhau trong một bộ chức năng bổ sung.

Vì vậy, nếu người quản lý văn phòng làm việc trong bộ phận bán hàng, bản mô tả công việc của anh ta có thể chứa các mục như:

• tìm kiếm các điểm bán hàng mới;
• theo dõi những thay đổi trong cơ cấu nhu cầu;
• chuẩn bị các tài liệu báo cáo về bán hàng hoàn hảo;
• làm việc trực tiếp với khách hàng để nhận đơn đặt hàng và xử lý tiếp theo của họ;
• làm việc để thông báo cho khách hàng về những thay đổi có thể có trong việc phân loại hàng hóa và tính toán lại giá cả;
• tổ chức các cuộc họp cần thiết;
• ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa.

Yêu cầu thêm có thể liên quan đến các chi tiết cụ thể của hàng hóa được cung cấp bởi công ty. Nếu công ty có liên quan đến việc bán bất động sản, thì nhiệm vụ của người quản lý văn phòng có thể bao gồm việc chuẩn bị các tập sách thông tin và chuẩn bị các tài liệu cụ thể.

Trách nhiệm quản lý văn phòng

Trong trường hợp không hoàn thành nghĩa vụ của mình, khi thực hiện hành vi phạm tội, bao gồm tiết lộ bí mật thương mại hoặc thực hiện các hành động khác gây bất lợi cho hình ảnh của công ty, người quản lý văn phòng phải chịu trách nhiệm theo các quy tắc của bộ luật hành chính, dân sự và hình sự. Nếu thiệt hại vật chất gây ra cho tổ chức, thì hình phạt sẽ được áp dụng theo quy định của bộ luật lao động.