Làm thế nào để tạo hồ sơ công việc để tìm kiếm nhân viên có giá trị?

Trước mỗi người quản lý hoặc người quản lý nhân sự, sớm hay muộn, câu hỏi về việc lấp đầy một vị trí trống sẽ trở thành. Chọn một chuyên gia giỏi không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Với mục đích này, các nhà quản lý khá thường xuyên lập hồ sơ công việc giúp bạn điều hướng các yêu cầu cho ứng viên.

Định nghĩa của một khái niệm

Hồ sơ công việc là một tập hợp các năng lực chuyên môn và cá nhân mà ứng viên cho công việc phải đáp ứng. Hiện tại, không có mô tả chính thức nào về các đặc điểm mà một đại diện của một ngành nghề cụ thể nên sở hữu, và do đó các nhà quản lý vẽ ra các tài liệu này một cách độc lập.

Chúng ta có thể nói rằng hồ sơ của vị trí là một loại tiêu chuẩn theo đó nhân viên phải hoàn thành nhiệm vụ của mình. Mô tả nên được chi tiết, và quan trọng nhất - thực tế. Tài liệu sẽ hiển thị các mục chính sau:

• vị trí và tầm quan trọng của vị trí trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp cụ thể;
• trách nhiệm chức năng phải được thực hiện bởi nhân viên được chấp nhận cho vị trí này;
• một hồ sơ liệt kê các năng lực cốt lõi mà một ứng cử viên cho một vị trí nên sở hữu;
• phẩm chất cá nhân cần thiết cho việc thực hiện các nhiệm vụ nhất định;
• danh sách tối thiểu các yêu cầu mà tổ chức đưa ra cho nhân viên của mình.

Vì vậy, chúng ta có thể nói rằng hồ sơ công việc là một tập hợp các đặc điểm mà một nhân viên phải đáp ứng. Đây là một tiêu chuẩn cụ thể mô tả các trách nhiệm, cũng như trình độ và thông số cá nhân của người nộp đơn.

Tại sao tôi cần hồ sơ công việc

Các nhà quản lý nhân sự thường xuyên phải đối mặt với vấn đề đóng một vị trí trống. Không có một hồ sơ đầy đủ của vị trí, bạn không nên tiến hành lựa chọn nhân viên trực tiếp. Tài liệu này là một gợi ý được sử dụng trong các trường hợp sau:

• lựa chọn các ứng cử viên để điền vào vị trí trống;
• để chứng nhận nhân sự đã làm việc để tiết lộ mức độ tuân thủ vị trí đang nắm giữ (điều này cũng áp dụng cho những nhân viên đã qua thời gian thử việc);
• để vạch ra kế hoạch đào tạo nhân viên và đào tạo nâng cao;
• nếu bạn cần tạo ra một nguồn dự trữ nhân sự cho tương lai;
• để lập kế hoạch phát triển nghề nghiệp và thăng tiến hơn nữa của nhân viên lên các vị trí cấp cao trong tổ chức.

Rất thường xuyên, hồ sơ công việc của một ứng cử viên cho một bài viết bị nhầm lẫn với mô tả công việc. Sự khác biệt cơ bản giữa hai tài liệu là tài liệu thứ hai được biên soạn trên cơ sở các yêu cầu pháp lý. Mô tả công việc là một tài liệu chung được chuẩn bị cho toàn bộ nghề nghiệp, và không dành cho một nhân viên cụ thể của một tổ chức cụ thể. Nó xác định trách nhiệm chính và điều kiện làm việc. Hồ sơ công việc là một tài liệu có tính chất địa phương không có yêu cầu rõ ràng về nội dung và cấu trúc. Người quản lý nhân sự (hoặc nhân viên nhân sự khác) biên dịch nó dựa trên kinh nghiệm của chính họ hoặc thực tiễn chung của tổ chức.

Năng lực chuyên môn

Mỗi vị trí đòi hỏi một nhân viên phải có những năng lực nhất định. Đây là những đặc điểm trình độ cần thiết cho việc thực hiện một số công việc nhất định. Vì vậy, hồ sơ năng lực của một bài đăng thường bao gồm các mục sau đây:

• tư duy chiến lược (ngụ ý khả năng thực hiện các kế hoạch dài hạn có tính đến các rủi ro có thể và các lựa chọn thay thế);
• ảnh hưởng đến những người khác (khả năng bảo vệ một quan điểm của cộng đồng, cũng như thuyết phục người khác về tính đúng đắn của nó);
• kỹ năng giải quyết vấn đề (khả năng đáp ứng đầy đủ các tình huống và khó khăn không chuẩn, cũng như nhanh chóng tìm ra cách giải quyết chúng);
• tìm kiếm thông tin (lựa chọn và lọc dữ liệu, khả năng tìm và sử dụng các nguồn liên quan);
• khả năng làm việc với khách hàng và đối tác (có tính đến lợi ích, hiểu tâm lý, thỏa mãn mong muốn và nhu cầu);
• linh hoạt (phản ứng nhanh và ra quyết định phù hợp với tình huống thay đổi);
• tập trung vào chất lượng (kiến thức và đáp ứng tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn, cũng như mong muốn cải tiến liên tục).

Tùy thuộc vào vị trí trong câu hỏi, danh sách các năng lực có thể được mở rộng hoặc thu hẹp. Hồ sơ chuyên môn của vị trí không chỉ chứa các yêu cầu, mà còn cả mức độ nghiêm trọng của họ (cơ bản, cao, tối đa). Chỉ số này có thể được xác định bằng một cuộc phỏng vấn hoặc thông qua các bài kiểm tra tâm lý đặc biệt.

Nó được biên dịch như thế nào

Vẽ một hồ sơ của một bài viết là một quá trình khá tốn công. Sự cần thiết của nó là do thực tế là tài liệu này cho phép bạn xác định các tham số mà một nhân viên có giá trị nên có. Có công thức chính xác trong hồ sơ, nhân sự nhân sự tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân viên mới. Khi chuẩn bị một tài liệu, cần tuân theo một số khuyến nghị và quy tắc:

• Tiêu đề của bài viết phải ngắn gọn và phản ánh rõ ràng bản chất của nó. Nó cũng đáng để viết một mô tả ngắn sẽ chứa một danh sách các trách nhiệm chính của nhân viên. Nó có thể được trình bày dưới dạng một danh sách các nhiệm vụ. Đây sẽ là cơ sở của hồ sơ của bài viết.
• Danh sách các thông tin cơ bản về vị trí này không chỉ bao gồm thứ tự công việc mà còn cả quy mô của mức lương, đây sẽ là một trong những điểm chính trong cuộc phỏng vấn. Nó cũng có giá trị mô tả hệ thống phân cấp của cấp dưới, cũng như một danh sách gần đúng về những người mà nhân viên mới sẽ phải tương tác.
• Để thực hiện nhiệm vụ công việc đòi hỏi một tập hợp các năng lực cụ thể. Danh sách này không nên quá rộng (không quá 10 điểm). Nó có thể được biên soạn trên cơ sở kinh nghiệm cá nhân, nghiên cứu lý thuyết, quan sát nhân viên, cũng như một cuộc khảo sát xã hội học. Bạn có thể chia năng lực thành nhiều nhóm (ví dụ: cụ thể và doanh nghiệp).

Hồ sơ nên vừa súc tích vừa có khả năng. Điều này sẽ cho phép bạn có được thông tin toàn diện mà không mất quá nhiều thời gian để xử lý nó.

Các giai đoạn chính của sự sáng tạo

Sự phát triển của một hồ sơ công việc bao gồm một số giai đoạn liên tiếp:

• Ở giai đoạn đầu tiên của việc chuẩn bị tài liệu, các mô tả công việc nên được nghiên cứu cẩn thận, cũng như tất cả các thông tin liên quan đến các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp. Bạn có thể thực hiện các cuộc phỏng vấn với nhân viên hoặc khảo sát xã hội học bằng các hình thức tiêu chuẩn.
• Tiếp theo, vòng tròn của những người sẽ trực tiếp tham gia vào công việc được xác định. Thường xuyên hơn không, các chuyên gia nhân sự giải quyết vấn đề này. Tuy nhiên, điều quan trọng là liên quan đến người quản lý các dịch vụ khác mà hồ sơ được biên dịch. Công việc có thể được thực hiện chung hoặc riêng với sự tích hợp tiếp theo của kết quả vào một tài liệu làm việc cuối cùng.
• Giai đoạn thứ ba liên quan đến việc nghiên cứu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp để xác định vị trí của một vị trí trong đó. Cấp dưới cần được xác định, cũng như cấp trên trực tiếp, nhân viên mới sẽ giữ báo cáo.
• Sau đây là mô tả chi tiết về các trách nhiệm chức năng tương ứng với một vị trí cụ thể. Cơ sở không chỉ là hành vi pháp lý, mà còn là kinh nghiệm cá nhân trong một doanh nghiệp cụ thể.
• Ở giai đoạn thứ năm, người quản lý nhân sự (hoặc một chuyên gia khác có liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ) phải xác định danh sách kiến ​​thức và kỹ năng sẽ được yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ công việc. Đó là về năng lực chuyên môn.
• Khi đã xác định năng lực, điều quan trọng là phân phối chúng theo mức độ quan trọng, cũng như mức độ mà một chuyên gia nên sở hữu chúng. Điều này sẽ tạo điều kiện cho quá trình lựa chọn.
• Tiếp theo, những người tham gia trong nhóm làm việc phải xác định những đặc điểm cá nhân mà người nộp đơn để điền vào vị trí trống cần có. Đôi khi đặc điểm tính cách thậm chí còn quan trọng hơn năng lực chuyên môn, bởi vì cái sau có thể được phát triển, và cái trước có thể trở thành một trở ngại nghiêm trọng cho quá trình làm việc.
• Ở giai đoạn thứ tám, cần xác định các yêu cầu chung cho nhân viên. Thông thường đó là giới tính, tuổi tác, trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm làm việc, v.v. Điều đáng chú ý là hai dấu hiệu đầu tiên không phải lúc nào cũng thích hợp để sử dụng, bởi vì luật pháp có thể diễn giải chúng là phân biệt đối xử.
• Giai đoạn cuối cùng bao gồm định nghĩa về các tiêu chí theo đó hiệu quả công việc của nhân viên sẽ được xác định. Chúng có thể được sử dụng trong thời gian dùng thử hoặc để đánh giá định kỳ chất lượng lao động của người lao động hiện tại.

Điều đáng chú ý là thuật toán này không bắt buộc phải tuân thủ trong tất cả các tổ chức. Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, cũng như các chi tiết cụ thể của cơ cấu tổ chức, một số giai đoạn có thể bị bỏ qua, và các giai đoạn bổ sung cũng có thể được giới thiệu.

Biên soạn mẫu

Hiện tại, không có hình thức thống nhất theo đó một hồ sơ về các yêu cầu cho vị trí sẽ được biên soạn. Và bản thân các ngành nghề tại mỗi doanh nghiệp có thể có những yêu cầu cụ thể. Tuy nhiên, các nhà quản lý nhân sự đã phát triển một thực tiễn nhất định theo đó hồ sơ công việc được biên soạn. Một mẫu có thể trông như thế này:

• chức danh công việc theo bảng nhân sự;
• mô tả ngắn gọn (những gì nhân viên nên làm);
• điều kiện thiết yếu (lịch làm việc, mức thù lao, v.v.);
• yêu cầu đưa ra cho người nộp đơn cho vị trí (trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc trong một lĩnh vực cụ thể, một số kỹ năng đặc biệt);
• danh sách mở rộng trách nhiệm công việc;
• năng lực doanh nghiệp mà một nhân viên tiềm năng của một tổ chức cụ thể cần có;
• kiểm tra tâm lý và các phương pháp khác để đánh giá sự tuân thủ của nhân viên với một vị trí cụ thể.

Đây là một mẫu gần đúng. Thông thường nhất, đây là cấu trúc của hồ sơ công việc. Mẫu có thể được mở rộng hoặc thu hẹp, tùy thuộc vào cấu trúc của tổ chức. Các thông số bổ sung cũng có thể được nhập cho các bài viết cụ thể.

Hồ sơ nhân sự

Người quản lý nhân sự là một trong những vị trí có trách nhiệm nhất trong doanh nghiệp, bởi vì thành phần định tính của nhân viên phụ thuộc vào nhân viên này. Do đó, các yêu cầu đặc biệt được thực hiện đối với các nhân viên nhân sự, được phản ánh trong một tài liệu như hồ sơ của vị trí này. Một mẫu có thể như sau:

• kỹ năng làm việc với mọi người (người quản lý nhân sự phải có sự giao tiếp và giải quyết tranh chấp);
• tham gia nhanh chóng (chuyên gia nhân sự không nên thờ ơ, anh ta nên quan tâm đến việc giải quyết các vấn đề nhất định);
• chủ động trong các vấn đề liên quan đến việc cải thiện cơ cấu và chất lượng nhân sự;
• cởi mở với truyền thông (chất lượng này là cần thiết trong quan điểm về các tính năng cụ thể của vị trí);
• nhiệt tình trong việc giải quyết các vấn đề hiện tại;
• tâm trạng tích cực, sẽ được truyền đến tất cả các thành viên khác trong đội;
• khả năng thực hiện một cuộc trò chuyện (chính người quản lý đóng vai trò chủ đạo trong cuộc trò chuyện với các nhân viên tiềm năng và thực sự);
• kỹ năng lãnh đạo;
• kỹ năng nói trước công chúng (để trình bày báo cáo và báo cáo cho quản lý cấp cao, cũng như thực hiện các hội thảo cho cấp dưới);
• tư duy không chuẩn để đưa ra quyết định sáng tạo trong các tình huống khẩn cấp;
• kỹ năng lập luận, tính thuyết phục của phát biểu;
• tốc độ suy nghĩ và sự nhanh nhạy trong hành động;
• khả năng thích ứng với các điều kiện thay đổi (cũng như hỗ trợ nhân viên mới được tuyển dụng);
• thiếu sợ rủi ro (đặc điểm này nên được phát âm vừa phải);
• độc lập trong việc ra quyết định;
• khả năng thử nghiệm và tìm ra phương pháp mới để quản lý;
• một khiếu hài hước giúp vô hiệu hóa các tình huống căng thẳng và căng thẳng.

Hồ sơ của vị trí của người quản lý chịu trách nhiệm lựa chọn nhân sự nên được soạn thảo với sự quan tâm đặc biệt, bởi vì vị trí này là một trong những chìa khóa trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Một người ứng tuyển vào vị trí này phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu, bởi vì trên vai của anh ta, trách nhiệm hình thành nhân sự sẽ thuộc về.

Yêu cầu quản lý bán hàng

Rất thường xuyên bạn có thể gặp một vị trí tuyển dụng như một người quản lý bán hàng. Mặc dù thực tế là nhiều người trẻ bắt đầu con đường sự nghiệp của họ với công việc tương tự, các yêu cầu khá nghiêm trọng được đưa ra cho các ứng viên đã ở giai đoạn này. Một hồ sơ điển hình của vị trí quản lý bán hàng như sau:

• sẵn sàng liên lạc thường xuyên với nhiều người (nhà cung cấp, khách hàng, khách hàng, v.v.);
• khả năng nhanh chóng đưa ra quyết định sau khi đàm phán với các đối tác;
• khả năng duy trì tâm trạng lạc quan trong cuộc trò chuyện, cũng như tạo ra bầu không khí tin cậy;
• sáng tạo về tư duy (quan trọng trong việc trình bày sản phẩm);
• khả năng sắp xếp hợp lý thời gian của bạn (vì công việc liên quan đến nhiều cuộc họp và đàm phán hàng ngày);
• giọng điệu ngoại giao trong giao tiếp với nhà thầu và khách hàng;
• cân bằng cảm xúc, khả năng giữ bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng, cũng như nhanh chóng tìm cách thoát khỏi những xung đột;
• khả năng tìm một ngôn ngữ chung với các loại tính cách khác nhau;
• lòng trung thành với sản phẩm được bán.

Điều đáng chú ý là một hồ sơ rất gần đúng của vị trí được đưa ra. Một ví dụ có thể được mở rộng hoặc rút ngắn, theo nhu cầu của một tổ chức cụ thể.

Phương pháp cơ bản để hồ sơ công việc

Việc xây dựng hồ sơ công việc có thể được thực hiện theo hai cách tiếp cận chính:

• Cách tiếp cận tình huống ngụ ý rằng tài liệu được biên soạn trên cơ sở khẩn cấp khi việc khẩn cấp để đóng một vị trí trống. Vì thời gian rất hạn chế, tài liệu được rút ra rất xấp xỉ, chỉ cho thấy những yêu cầu cơ bản nhất đối với một nhân viên tiềm năng. Trong tương lai, phôi này có thể phục vụ để tạo thành một hồ sơ đầy đủ.
• Phương pháp phương pháp ngụ ý công việc kỹ lưỡng, do đó các đặc điểm rõ ràng về vị trí, năng lực cần thiết, phẩm chất cá nhân và các lĩnh vực chức năng trách nhiệm sẽ được phát triển. Nó sẽ chứa tất cả các thông tin toàn diện, và do đó sẽ được coi là một tài liệu làm việc trong việc tìm kiếm và lựa chọn nhân sự. Khi tổ chức trải qua bất kỳ cải cách nào, hồ sơ cũng sẽ trải qua những thay đổi.

những phát hiện

Điều đáng chú ý là để lựa chọn nhân sự thành công, điều quan trọng là hồ sơ vị trí được lập tại doanh nghiệp. Rất khó để đưa ra một ví dụ về một tài liệu thống nhất, vì vấn đề này không được quy định bởi pháp luật, nhưng vẫn theo quyết định của các nhà quản lý doanh nghiệp.

Hồ sơ là một trong những công cụ chính được sử dụng trong việc lựa chọn các ứng cử viên cho một vị trí trống cụ thể. Ngoài ra, theo tài liệu này, có thể tiến hành xác nhận định kỳ nhân sự hoặc xác minh dựa trên kết quả của thời gian dùng thử. Tùy thuộc vào kết quả nghiên cứu, các hướng để cải thiện trình độ chuyên môn có thể được xác định.

Khi biên dịch một hồ sơ, một trong hai cách tiếp cận có thể được sử dụng. Một tình huống xảy ra khi nó là khẩn cấp để đóng một vị trí tuyển dụng. Trong trường hợp này, mô tả công việc có thể được thực hiện rất gần chỉ chỉ các đặc điểm chính. Nếu chúng ta nói về phương pháp phương pháp, thì một tài liệu chi tiết kỹ lưỡng đang được phát triển, liên tục được sử dụng trong thực tiễn lựa chọn nhân viên.

Quá trình điển hình của việc phát triển một hồ sơ công việc bao gồm trải qua một số giai đoạn liên tiếp. Để bắt đầu, chúng tôi nghiên cứu các đặc điểm của nghề nghiệp, cũng như các yêu cầu cho nó, đưa ra bởi các hành vi pháp lý quy định. Cũng cần phải thành lập một nhóm các chuyên gia có thẩm quyền, những người sẽ tham gia vào việc chuẩn bị các tài liệu. Hồ sơ được biên soạn có tính đến cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp, và do đó nó cũng cần được nghiên cứu kỹ lưỡng. Phần chính của tài liệu là một mô tả về trách nhiệm công việc của một nhân viên tiềm năng, cũng như các yêu cầu về năng lực. Nó cũng đáng chú ý đến phẩm chất cá nhân (tính xã hội, khả năng chống stress, v.v.).