Phó trưởng phòng: chức năng và trách nhiệm, trình độ, phẩm chất cá nhân

Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu một trong những vị trí hàng đầu có mặt trong hầu hết các tổ chức lớn. Đây là phó trưởng phòng. Xem xét mô tả công việc, nhiệm vụ của một chuyên gia. Và cũng phân tích vị trí từ quan điểm của người nộp đơn - những phẩm chất cá nhân và chuyên nghiệp cần thiết, một sơ yếu lý lịch gần đúng, giáo dục, kinh nghiệm làm việc.

Các quy định chung

Và chúng tôi sẽ bắt đầu với bản mô tả công việc của phó trưởng phòng. Tài liệu có chứa một số quy định chung cơ bản. Hãy phân tích chúng:

1. Phó trưởng phòng - vị trí quản lý. Chuyên gia trong danh mục "quản lý hàng đầu".
2. Công dân có trình độ học vấn chuyên môn cao hơn được chấp nhận cho vị trí này (theo hướng liên quan đến các hoạt động của công ty sử dụng lao động). Kinh nghiệm làm việc đặc biệt trong chuyên ngành - ít nhất 3 năm.
3. Cả việc bổ nhiệm và miễn nhiệm một phó trưởng phòng đều là đặc quyền của giám đốc tổ chức hoặc doanh nghiệp. Chấp nhận và sa thải được thực hiện theo lệnh đã được ký bởi quan chức này, theo quy định của người đứng đầu bộ phận này.
4. Phó trưởng phòng báo cáo cho trưởng phòng.
5. Trong thời gian vắng mặt của quan chức này tại nơi làm việc (nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, v.v.), nhiệm vụ của anh ta sẽ được chuyển cho nhân viên do ban quản lý bổ nhiệm theo cách thức quy định. Nhân viên này tạm thời đảm nhận nhiệm vụ của phó trưởng phòng (giám đốc). Ông cũng chịu trách nhiệm hoàn toàn cho (nhiệm vụ) của họ không đầy đủ, thực hiện không đúng hoặc bỏ qua chúng.

Yêu cầu cơ bản cho một chuyên gia

Phó trưởng phòng (trưởng phòng) cần biết những điều sau:

• Đơn đặt hàng, đơn đặt hàng, hướng dẫn khác và hướng chính thức quy định liên quan đến lĩnh vực hoạt động của họ.
• Nguyên tắc cơ bản của bảo hộ lao động, kinh tế, tổ chức công việc, quản lý nhân sự.
• Pháp luật lao động của Liên bang Nga.
• Các quy tắc của lịch làm việc nội bộ của tổ chức sử dụng lao động.
• Các quy tắc và định mức của các biện pháp an toàn, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh công nghiệp.

Yêu cầu chuyên gia

Mô tả công việc của phó trưởng phòng không phải là một tài liệu phổ quát. Yêu cầu thêm về trình độ chuyên môn khác nhau tùy thuộc vào bộ phận hoặc tổ chức mà anh ta làm việc. Ví dụ, xem xét các bộ phận hỗ trợ vật chất và kỹ thuật.

Các yêu cầu cụ thể đối với "phó" như sau:

• Biết những điều cơ bản của việc tổ chức hỗ trợ kỹ thuật và vật liệu, tải và dỡ hàng.
• Biết các quy tắc và thủ tục nhận và gửi hàng hóa, đặt hàng phương tiện và container phù hợp.
• Để có thể soạn thảo chính xác tài liệu chính thức cho việc nhận và gửi hàng hóa, cũng như khiếu nại của họ trong trường hợp không tuân thủ các điều kiện giao hàng và các yêu cầu kỹ thuật của công ty sử dụng lao động.
• Biết các quy định hiện hành, các quy tắc về danh pháp của nguồn cung cấp sản phẩm, tiêu chuẩn cho nhiên liệu hoặc nguyên liệu thô, hàng tồn kho, thiết bị, vật liệu, vv
• Hãy nhận biết các điều kiện vận chuyển và lưu trữ các sản phẩm của công ty hoặc đối tác của bạn.

Mô tả công việc

Phần này trong bản mô tả công việc của phó trưởng phòng cũng sẽ không phổ biến. Nội dung của nó là duy nhất cho từng lĩnh vực hoạt động của các công ty và các bộ phận của họ. Chúng tôi khuyên bạn nên tự làm quen với nội dung gần đúng của phần này cho cùng một ví dụ (phó phòng hỗ trợ kỹ thuật và vật chất của tổ chức):

• Quản lý công việc của bộ phận cấp dưới trong việc tính toán nhu cầu của công ty hoặc doanh nghiệp về nguyên liệu (trong trường hợp khu vực sản xuất).
• Cung cấp cho người đứng đầu bộ phận của mình phê duyệt các tài liệu quy hoạch, dự án, nếu cần thiết, công ty trong bất kỳ vật liệu, nguyên liệu, sản phẩm trong một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ, cho năm dương lịch tiếp theo).
• Phân tích sự chuyển động của sản phẩm, nguyên vật liệu trong kho của công ty.
• Sửa chữa và kiểm soát nhu cầu của các bộ phận sản xuất của công ty về nguồn lực vật chất (bao gồm cả khi thay đổi phạm vi sản phẩm).
• Lập một sự cân bằng điều hành về vật liệu để sản xuất các loại hàng hóa chính, thiết lập sự sai lệch trong sự hiện diện / vắng mặt của các vật liệu cần thiết.
• Chuẩn bị các đề xuất cho người đứng đầu bộ phận của mình (hỗ trợ kỹ thuật và vật liệu) về các vật liệu trong kho mà không cần di chuyển - nếu có thể, việc sử dụng thành công, thực hiện.
• Tham gia trực tiếp vào ủy ban kiểm kê nguyên liệu trong kho của công ty.
• Chuẩn bị báo cáo thống kê về sự di chuyển và sử dụng các nguồn nguyên liệu theo các cách thức và hình thức đã được phê duyệt.
• Tham gia vào việc thực hiện các biện pháp sử dụng tiết kiệm nguyên liệu, thiết bị, bằng cách giảm chi phí mua, giao hàng và lưu trữ.
• Giám sát các hoạt động của các hội thảo doanh nghiệp (nếu có) về việc sử dụng, lưu trữ và hạch toán tài sản vật chất ở đó.

Phản hồi

Một loại nhiệm vụ của người đứng đầu bộ phận. Trong ví dụ của chúng tôi, các đơn vị hỗ trợ vật chất và kỹ thuật. Nhiệm vụ của người đứng đầu bộ phận nhân sự ở đây, tất nhiên, sẽ khác.

Phản hồi ngụ ý nhận "phó" từ các đơn vị cấu trúc khác của công ty hoặc tổ chức sau:

• Bộ phận sản xuất của doanh nghiệp. Kế hoạch sản xuất, cho cả hiện tại và cho giai đoạn hoạt động tiếp theo để tính toán nhu cầu đối với các nguồn nguyên liệu nhất định.
• Kho của bộ phận cung cấp kỹ thuật / vật liệu. Thông tin về phần còn lại của tài sản vật chất, sự di chuyển của họ trong kho.
• Trưởng phòng kỹ thuật của công ty. Định mức tiêu thụ nguyên liệu, nguyên liệu sản xuất một loại sản phẩm cụ thể. Cũng như thay đổi về thiết kế, sản xuất, cấu trúc, thành phần của hàng hóa, đòi hỏi phải tính toán lại nhu cầu về nguyên liệu thô hoặc nguyên liệu khác.

Quyền chuyên gia

Quyền của các phó phòng nhân sự, hỗ trợ vật chất, hợp tác, thanh toán và chuyển nhượng sẽ giống nhau - bất kể chuyên môn của quan chức.

Phần này bao gồm các quyền sau:

• Làm quen với các dự án của giám đốc doanh nghiệp hoặc tổ chức liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của bộ phận.
• Đệ trình để xem xét việc quản lý của doanh nghiệp, công ty, công ty của một số đề xuất để cải thiện các hoạt động riêng của họ, được cung cấp bởi mô tả công việc của phó.
• Trong giới hạn thẩm quyền của họ để thông báo cho người đứng đầu bộ phận của họ về những thiếu sót đã được xác định, những thiếu sót trong công việc của đơn vị cấu trúc này. Và cũng đưa ra gợi ý về việc loại bỏ, tránh và như vậy.
• Để thực hiện các tương tác cần thiết với các nhà lãnh đạo và đại biểu của họ của các đơn vị cấu trúc khác của tổ chức.
• Visa, ký tài liệu chính thức trong thẩm quyền của mình.
• Đưa ra đề xuất để khuyến khích nhân viên xuất sắc của đơn vị riêng của họ. Cũng như các hình phạt (theo Bộ luật Lao động Nga) liên quan đến vi phạm lao động và / hoặc kỷ luật sản xuất.
• Nhu cầu từ người đứng đầu đơn vị cấu trúc của mình, giám đốc của toàn bộ tổ chức, hỗ trợ thực hiện các quyền lao động của mình và thực hiện các nhiệm vụ chính thức.

Trách nhiệm của một quan chức

Phó trưởng phòng, trưởng phòng sẽ chịu trách nhiệm về các quyết định được đưa ra, các văn bản và hợp đồng đã ký, thực hiện không đúng công việc hoặc không hành động.

Luật lao động bao hàm các trách nhiệm sau đây đối với nhân viên này:

• Đối với việc thực hiện không đúng hoặc không thực hiện nhiệm vụ lao động của họ, được quy định trong bản mô tả công việc của cấp phó. Trong phạm vi ngụ ý pháp luật lao động của Liên bang Nga.
• Đối với hành vi phạm tội trong quá trình thực hiện hoạt động lao động của mình. Các giới hạn trách nhiệm được giới hạn bởi luật pháp hành chính, hình sự và dân sự của Liên bang Nga.
• Để gây thiệt hại vật chất cho công ty sử dụng lao động. Các giới hạn trách nhiệm được quy định bởi luật lao động và dân sự của Nga.

Tóm tắt phó

Có rất nhiều hồ sơ từ các ứng viên cho vị trí phó trưởng phòng tại các sàn giao dịch lao động và trả lời các đề xuất từ ​​các tổ chức. Trên thực tế, ngày nay bạn không cần một số kỹ năng nhất định trong việc biên soạn các tài liệu đó: bạn có thể tìm thấy rất nhiều mẫu, mẫu, ví dụ nơi bạn có thể nhập thông tin về bản thân, giáo dục và nghề nghiệp khá thành thạo, chính xác và chính xác. Nhiều trao đổi lao động thậm chí cung cấp để điền vào mẫu sơ yếu lý lịch tiêu chuẩn.

Nhưng khi tìm việc làm phó trưởng phòng, điều quan trọng là đừng quên chỉ ra những thông tin cá nhân sau đây về bản thân:

• Loại việc làm mà bạn đã sẵn sàng: toàn thời gian / bán thời gian, sẵn sàng cho các chuyến công tác, làm việc theo ca.
• Nơi cư trú, khả năng di chuyển.
• Tuổi, tình trạng hôn nhân.
• Thông tin về giáo dục: tên đầy đủ của trường đại học hoặc cơ sở giáo dục trung cấp nghề, khoa và chuyên ngành trong đó đào tạo được thực hiện. Cử nhân, thạc sĩ hoặc chuyên gia. Hình thức học tập - toàn thời gian, hội thảo, thư từ, khoảng cách. Nếu ứng viên có bằng tốt nghiệp đỏ hoặc khác biệt trong đào tạo, thì nên lưu ý điều này (đặc biệt đối với các chuyên gia trẻ tuổi).
• Thông tin về giáo dục bổ sung, hội thảo và đào tạo, đào tạo lại / các khóa đào tạo nâng cao. Nó được trình bày theo kế hoạch sau: tên của trung tâm giáo dục, hướng chuẩn bị, tên khóa học, số giờ và bằng tốt nghiệp. Tất nhiên, điều quan trọng là chỉ cho biết những gì có liên quan đến công việc trước mắt.
• Kiến thức về ngoại ngữ (loại theo tiêu chuẩn quốc tế).
• Có sẵn giấy phép lái xe (loại).
• Phẩm chất cá nhân của người nộp đơn.
• Kinh nghiệm. Cho dù bạn đang tìm kiếm công việc trong sở cảnh sát (phó, trưởng phòng cảnh sát) hoặc trong thông tin, thương mại, môi trường sản xuất, mặt hàng này sẽ là quan trọng nhất, cơ bản ở mọi nơi. Nhà tuyển dụng sẽ chú ý đến anh ta trong sơ yếu lý lịch. Xét cho cùng, bất kỳ vị trí lãnh đạo nào cũng đòi hỏi ứng viên phải có kinh nghiệm làm việc, hơn nữa, thành công và năng suất. Nơi làm việc trong quá khứ được chỉ định theo thứ tự thời gian đảo ngược - từ sau này đến trước đó.
• Dự kiến ​​trả tiền. Theo quy định, các ứng viên có kinh nghiệm không viết số cụ thể ở đây, giới hạn bản thân ở mức "khiêm tốn" theo thỏa thuận.

Phẩm chất cá nhân của một chuyên gia

Cột này trong sơ yếu lý lịch không phải là cột chính cho một chuyên gia nhân sự. Tuy nhiên, nó rất quan trọng đối với người nộp đơn. Những phẩm chất cá nhân này, các loại nhân vật khác giúp làm việc thành công với tư cách là phó trưởng phòng - điều tra, nhân sự, bán hàng và tiếp thị.

Các đặc điểm chung cho các quan chức như sau:

• Kháng stress.
• Mức độ trách nhiệm cao.
• Đúng giờ.
• Khả năng hoạt động.
• Tài năng tổ chức.
• Tính hòa đồng, khả năng tìm cách tiếp cận những người khác nhau.
• Cởi mở với kiến ​​thức và kinh nghiệm mới.
• Sáng kiến.

Cột "kinh nghiệm làm việc"

Chúng tôi đã nói rằng phần này là quan trọng nhất trong sơ yếu lý lịch của người nộp đơn cho một vị trí lãnh đạo. Do đó, các chuyên gia nên rất chú ý đến việc hoàn thành của nó. Các thông tin được cung cấp phải ngắn gọn và toàn diện. Sự chú ý của người đọc chỉ tập trung vào các chi tiết quan trọng trong sự nghiệp. Và quan trọng nhất, dữ liệu phải cực kỳ trung thực. Có thể người quản lý nhân sự sẽ liên hệ với chủ cũ của phó trưởng phòng nhân sự để xác minh tính xác thực của một số sự kiện nhất định trong tiểu sử công việc.

Thông tin về từng nơi làm việc trong quá khứ được chỉ định theo cách tương tự:

• Thời kỳ bận rộn. Khoảng thời gian được chỉ định theo cách tương tự như trong sổ làm việc.
• Tên đầy đủ của vị trí.
• Tên đầy đủ của tổ chức, thông tin ngắn gọn về các hoạt động của nó - một ngân hàng, một công ty luyện kim, v.v.
• Trang web chính thức, địa chỉ email, số điện thoại của người phụ trách sẽ cung cấp quyền truy cập cho người quản lý nhân sự cho chủ cũ của bạn.
• Loại việc làm: toàn thời gian / bán thời gian, ca, chuyến công tác.
• Kỹ năng chuyên nghiệp được sử dụng trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ.
• Danh sách thành tích tại nơi làm việc này.

Hãy xem xét một ví dụ nhỏ:

• Trưởng phòng hợp tác.
• PJSC "Mua hàng-Omsk".
• Lĩnh vực hoạt động: mua sắm, cung ứng.
• Thời gian làm việc: 10/10/2010 - 08/08/2014. Tổng thời hạn: 3 năm 9 tháng.
• Kỹ năng chuyên môn được sử dụng: mua sản phẩm, tổ chức và lập kế hoạch cho phạm vi hoạt động mua sắm; quản lý ngân sách công ty, kiểm soát chi phí; làm việc trước hợp đồng / hợp đồng với các đối tác, hoạt động khai hoang; lựa chọn nhà cung cấp, đánh giá năng lực cạnh tranh của họ; tìm kiếm đối tác thay thế.
• Thành tựu tại nơi làm việc: tối ưu hóa chi phí sản xuất, giảm chi phí doanh nghiệp, cung cấp ổn định nhu cầu vật chất của công ty trong toàn bộ sự nghiệp.

Phó trưởng phòng - một vị trí đặc trưng của các doanh nghiệp và tổ chức khác nhau. Do đó, các mô tả công việc của các đại biểu sẽ thay đổi trong việc điền vào các phần. Tuy nhiên, khi tìm việc, các tiêu chuẩn chung để biên soạn sơ yếu lý lịch, cho biết thông tin về kinh nghiệm làm việc có liên quan.