Mẫu mô tả công việc lưu trữ

Vị trí của một nhân viên lưu trữ được gọi là nhà lưu trữ. Nhiệm vụ chính của một chuyên gia trong lĩnh vực này là tổ chức công việc của chính kho lưu trữ và lưu hành tài liệu trong đó. Các chuyên gia như vậy là cần thiết bất cứ nơi nào có một doanh thu lớn của các giấy tờ chính thức, đặc biệt là trong các tổ chức liên quan đến bảo hiểm, tài chính, và đặc biệt là tại các doanh nghiệp nhà nước. Tài liệu chính mà nhân viên mới nên tham khảo là bản mô tả công việc của nhà lưu trữ.

Các quy định chung

Chỉ người đứng đầu doanh nghiệp có thể chấp nhận hoặc sa thải nhà lưu trữ. Hơn nữa, trước hết, ông nên tham khảo luật pháp hiện hành của đất nước. Các hướng dẫn phải chỉ ra người là giám đốc trực tiếp của chuyên gia giữ vị trí này.

Để làm việc như một nhà lưu trữ, một người phải nhận được một nền giáo dục chuyên nghiệp ban đầu, và sau đó anh ta có thể được chấp nhận cho một vị trí ngay cả khi không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Có một lựa chọn rằng một người có trình độ học vấn trung học hoặc phổ thông sẽ có được một công việc, nhưng sau đó anh ta nên được đào tạo đặc biệt theo hướng này. Kinh nghiệm làm việc cho vị trí này là tùy chọn.

Những gì nên biết

Mô tả công việc của nhà lưu trữ của doanh nghiệp cho thấy rằng nhân viên phải có kiến ​​thức nhất định: anh ta có nghĩa vụ phải nghiên cứu các quy định, hướng dẫn và toàn bộ danh sách các tài liệu pháp lý liên quan đến việc tiến hành kinh doanh trong kho lưu trữ trong tổ chức này. Ngoài ra, anh ta phải biết cách lưu trữ, sử dụng tài liệu, và cũng theo tiêu chuẩn nào để chấp nhận và bàn giao chúng. Kiến thức của anh ta nên bao gồm một hệ thống nhà nước duy nhất của công việc văn phòng. Ngoài ra, anh ta phải hiểu cách mô tả các tài liệu được lưu trữ được biên soạn, chúng cần được lưu trữ vĩnh viễn, và chỉ tạm thời, và cũng đưa ra các hành vi liên quan đến sự phá hủy của chúng.

Mô tả công việc của trợ lý lưu trữ ngụ ý rằng anh ta phải biết mọi thứ được thực hiện như thế nào, bằng những quy tắc nào họ được chuẩn bị để sử dụng trong tương lai và an toàn, cách lưu giữ hồ sơ và báo cáo được chuẩn bị tại doanh nghiệp. Người này phải hiểu cấu trúc của công ty nơi anh ta làm việc, cũng như các quy tắc sử dụng thiết bị và tất cả các phương tiện kỹ thuật cần thiết để thực hiện công việc trong kho lưu trữ. Ngoài ra, anh có nghĩa vụ phải biết tất cả các quy tắc và luật pháp nội bộ của tổ chức, bao gồm bảo vệ lao động, an toàn cháy nổ, thói quen, v.v.

Nhiệm vụ

Mô tả công việc của nhà lưu trữ của một tổ chức ngân sách ngụ ý rằng anh ta phải thực hiện một số chức năng nhất định: thực hiện các công việc liên quan đến lưu trữ, bảo quản tài liệu được lưu trữ, đăng ký tài liệu nhận được, phát triển danh pháp và kiểm tra tính chính xác của việc đăng ký tệp trước khi lưu trữ. Nếu có nhu cầu như vậy, sau đó anh ta mã hóa các đơn vị lưu trữ, hệ thống hóa việc sắp xếp các trường hợp và đưa chúng vào sổ đăng ký.

Mô tả công việc của nhà lưu trữ của một tổ chức y tế cho thấy anh ta nên chuẩn bị các mô tả tóm tắt về tài liệu được lưu trữ, phân phối của nó thành các đơn vị tạm thời và không giới hạn. Anh ta phải lưu giữ hồ sơ và hủy tài liệu kịp thời, thời hạn sử dụng đã hết hạn, đồng thời phát triển một hệ thống để có thể đơn giản và nhanh chóng tìm thấy tài liệu mong muốn.

Cac chưc năng khac

Ngoài ra, trách nhiệm công việc của anh ta đòi hỏi sự hiện diện trong quá trình kiểm tra về sự sẵn có của các tài liệu cho khoa học và không chỉ. Anh ta phải đảm bảo rằng các tài liệu vẫn còn nguyên vẹn, và nếu cần thiết, tiến hành công việc phục hồi với chúng. Chuyên gia này cũng đảm bảo rằng các cơ sở của kho lưu trữ có tất cả các điều kiện cần thiết cho việc lưu trữ tài liệu thông thường.

Nhà lưu trữ phải giám sát việc thực hiện các quy tắc phòng cháy chữa cháy, cũng như sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại để làm việc với các tài liệu. Theo yêu cầu của nhân viên và khách truy cập của tổ chức, anh ta có nghĩa vụ phải phát hành các bản sao hoặc bản gốc của tài liệu lưu trữ, lập tài liệu tham khảo bằng cách sử dụng thông tin có sẵn trong kho lưu trữ và chuẩn bị báo cáo về công việc của mình.

Quyền

Mô tả công việc của nhà lưu trữ y tế cho thấy anh ta có những quyền nhất định. Anh ta có thể yêu cầu và nhận các tài liệu liên quan đến công việc của mình. Nếu cần thiết, anh ta có thể hợp tác với các chuyên gia từ các bộ phận khác của doanh nghiệp hoặc từ các tổ chức khác, nếu điều này giúp anh ta giải quyết các vấn đề có thẩm quyền của mình. Nếu có nhu cầu như vậy, thì anh ta có thể đại diện cho lợi ích của công ty mình trong các tổ chức khác về bất kỳ vấn đề nào liên quan trực tiếp đến công việc của kho lưu trữ.

Một trách nhiệm

Mô tả công việc của nhà lưu trữ giả định rằng anh ta chịu trách nhiệm về việc không hoàn thành nhiệm vụ và công việc chất lượng thấp, vì đã cung cấp thông tin sai lệch hoặc bị bóp méo về các nhiệm vụ được thực hiện, vì từ chối thực hiện mệnh lệnh từ chính quyền.

Ngoài ra, anh ta chịu trách nhiệm cho các tình huống vi phạm, vi phạm an toàn hoặc các hành động khác đe dọa hoạt động bình thường của doanh nghiệp và nhân viên đã không thông báo cho họ và không thực hiện bất kỳ biện pháp nào để loại bỏ vấn đề. Nhà lưu trữ chịu trách nhiệm cho việc vi phạm tiêu chuẩn lao động.

Điều kiện làm việc

Mô tả công việc của nhà lưu trữ cho thấy rằng quản lý của tổ chức nên xác định giờ làm việc của nó theo luật lao động. Trong trường hợp có nhu cầu sản xuất, công ty phải cung cấp cho anh ta một nơi làm việc có tính đến tất cả các tiêu chuẩn và tiêu chuẩn, cũng như mọi thứ cần thiết để thực hiện các chuyến công tác, bao gồm cả các chuyến đi địa phương. Ông cũng có quyền ký các tài liệu trong khả năng của mình.

Phần kết luận

Tài liệu chính mà chuyên gia chấp nhận cho vị trí này nên dựa vào mô tả công việc của nhà lưu trữ. Bất kể tổ chức nào hoạt động trong đó, quyền, nghĩa vụ, chức năng và kiến ​​thức thực tế trùng khớp và có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu của một doanh nghiệp cụ thể và nhóm quản lý giao nhiệm vụ gì cho nhân viên của mình.

Công việc này đòi hỏi sự chu đáo, kiên trì, kiến ​​thức về các quy tắc an toàn cho các giấy tờ quan trọng, kiến ​​thức đánh giá giá trị của một số tài liệu nhất định, cũng như khả năng tổ chức, nhanh chóng tìm và mã hóa tài liệu. Một yếu tố quan trọng khác là làm việc với mọi người, bởi vì nghề của một nhà lưu trữ liên quan đến việc phát hành và tiếp nhận các tài liệu khác nhau, kiểm tra tính chính xác của việc biên soạn và tính xác thực của nó. Chỉ một người chu đáo, sẵn sàng làm việc với một lượng lớn thông tin và đại diện cho lợi ích của công ty trong các tổ chức khác, mới có thể thực hiện chính xác và đáng tin cậy thực hiện nhiệm vụ lao động ở vị trí này.