Mô tả công việc: trợ lý cho người đứng đầu tổ chức

Tổ chức lớn - công việc lớn. Người đứng đầu tập đoàn sẽ không có mặt kịp thời ở mọi nơi, ngay cả với sự giúp đỡ của các đại biểu. Để lên kế hoạch một ngày chính xác, không quên bất cứ điều gì, để phân phối và kiểm soát công việc, người quản lý cần một trợ lý. Nhân viên làm gì ở vị trí này, anh ta có thể làm gì và biết gì?

Trợ lý giám đốc: vai trò của anh ấy trong tổ chức

Theo logic của phân loại ngành nghề, được phê duyệt ở cấp tiểu bang, trợ lý cho nhà lãnh đạo thuộc về loại người quản lý, bởi vì anh ta giám sát hầu hết tất cả các vấn đề liên quan đến năng lực của người đầu tiên.

Đồng thời, một số tổ chức diễn giải vị trí của người quản lý trợ lý là quản trị viên, người quản lý hoặc thư ký: hai vị trí đầu tiên liên quan đến chức năng tổ chức và quản trị, chức năng thứ ba - trình bày và hỗ trợ. Phân loại ngành nghề phân loại các loại công việc này thành nhiều loại khác nhau - chuyên gia, nhân viên kỹ thuật, nhưng chỉ có một trợ lý được xếp hạng là một nhà lãnh đạo.

Làm thế nào để xác định các điều khoản của việc làm?

Khi tuyển dụng trợ lý giám đốc hoặc thư ký, tổ chức nên xác định tình trạng, quyền và trách nhiệm của nhân viên này, bởi vì các yêu cầu đối với trình độ học vấn, trình độ và kinh nghiệm của ứng viên phụ thuộc vào điều này.

• Nó là đủ để nhân viên tiếp tân có một nền giáo dục trung học hoàn chỉnh, và nghi thức và kỹ thuật làm việc với các thiết bị văn phòng của người nộp đơn được dạy trực tiếp tại nơi làm việc.
• Quản trị viên phải có ít nhất một bằng cử nhân, có kỹ năng tổ chức và một nhân vật năng nổ, và cũng có một số kinh nghiệm làm việc, tùy thuộc vào yêu cầu của công ty.
• Một người quản lý, với tư cách là đại diện của các chuyên gia, đòi hỏi một nền giáo dục không dưới một nền giáo dục đại học hoàn chỉnh, kinh nghiệm làm việc là tùy chọn, nhưng công ty đặt ra tiêu chuẩn này theo quyết định của mình.
• Trợ lý giám đốc. Vị trí này bao hàm các yêu cầu về trình độ tương tự như đối với người đứng đầu: hoàn thành giáo dục đại học, kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành ít nhất 2 năm. Có lẽ, nó sẽ yêu cầu các đặc điểm cá nhân đặc biệt của người nộp đơn, và, có thể, đào tạo nâng cao.

Mô tả công việc để làm gì?

Trợ lý giám đốc, với tư cách là một quan chức, có nghĩa vụ phải hành động trong khuôn khổ các quyền chức năng của mình và thực hiện đầy đủ các chức năng theo quy định. Tuy nhiên, thậm chí không phải là một nhà lãnh đạo, một nhân viên phải hoàn thành nghĩa vụ lao động của mình với thiện chí và đúng thời gian.

Trình tự công việc không chứa một tuyên bố chi tiết về các năng lực này và ngay cả trong trường hợp hợp đồng, danh sách các chức năng không phải lúc nào cũng đầy đủ. Để tránh sự khác biệt trong việc xác định các điều khoản tham chiếu của nhân viên, bản mô tả công việc của trợ lý cho người đứng đầu tổ chức phải có các nhiệm vụ chi tiết, các quyền mà anh ta có, cũng như thước đo trách nhiệm vi phạm hợp đồng lao động, quy định lao động nội bộ, thiệt hại cho người sử dụng lao động, v.v.

Trợ lý giám đốc cá nhân

Mô tả công việc trợ lý được mô phỏng theo các hướng dẫn tương tự cho người quản lý hoặc phó giám đốc, ngoại trừ một số chức năng ưu tiên của hoạch định và quản lý chiến lược. Có lẽ, trợ lý cũng sẽ không được hướng dẫn chấp nhận và sa thải nhân viên, quyền xử lý các nguồn tài chính của doanh nghiệp, cấp giấy ủy quyền và các năng lực khác thuộc về người đứng đầu.

Tuy nhiên, luật pháp cho phép bạn ủy thác bất kỳ chức năng nào cho một nhân viên đáng tin cậy, miễn là anh ta có đủ trình độ, kiến ​​thức, kinh nghiệm và thẩm quyền để giải quyết các vấn đề đó. Điều quan trọng là chỉ cần chính thức hóa các thông tin xác thực của nhân viên - theo lệnh hoặc giấy ủy quyền.

Đồng thời, bản mô tả công việc của trợ lý cho người đứng đầu doanh nghiệp nên phản ánh công việc thực sự do anh ta thực hiện.

Phần tiêu biểu

Cấu trúc của bản mô tả công việc được cố định trong các thư mục trình độ nhà nước và chứa tất cả các yêu cầu cơ bản cho nhân viên và các sắc thái của vị trí, cũng như vị trí của nó trong cấu trúc tổ chức của tổ chức.

Mô tả công việc "Trợ lý quản lý", giống như bất kỳ phần nào khác, nên bao gồm các phần sau:

1. Điều khoản chung. Nó chỉ ra thủ tục nhập học và sa thải, cấp dưới, thủ tục thay thế một nhân viên.
2. Chức năng lao động. Một trong những phần quan trọng nhất cần được phản ánh chi tiết.
3. Quyền được cấp cho người lao động.
4. Giới hạn trách nhiệm đối với các vi phạm.
5. Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm chuyên môn, trình độ học vấn.
6. Những gì một nhân viên nên biết ở một vị trí nhất định.
7. Mối quan hệ giữa anh ấy và các bộ phận khác của tổ chức.

Các phần được chỉ định không thể được cắt bớt, nhưng được phép mở rộng chúng và thêm các điểm cần thiết.

Mô tả công việc Trợ lý quản lý: mẫu

Được thông qua bởi:

Giám đốc (tên của tổ chức)

Chữ ký

(HỌ VÀ TÊN.)

ngày phê duyệt

Mô tả công việc "Trợ lý quản lý"

1. Điều kiện cơ bản

1.1. Chuyên mục "Lãnh đạo".

1.2. Nó được chấp nhận và miễn nhiệm khỏi công việc theo lệnh của giám đốc.

1.3. Trình: trực tiếp cho giám đốc.

2. Chức năng

Trợ lý giám đốc:

2.1. Phối hợp công việc của các phòng ban, bộ phận và các bộ phận khác của doanh nghiệp theo hướng dẫn, nghị quyết và mệnh lệnh của giám đốc.

2.2. Theo dõi thời hạn thực hiện các lệnh kiểm soát của giám đốc các đơn vị kết cấu.

2.3. Vẽ ra một kế hoạch làm việc của đạo diễn cho ngày làm việc tiếp theo và kịp thời nộp nó lên đầu.

2.4. Tổ chức và kiểm soát công việc văn phòng tại doanh nghiệp, kiểm tra xem nó có tuân thủ các yêu cầu của pháp luật hay không.

2.5. Cung cấp kế toán và đăng ký của tất cả các giấy ủy quyền do giám đốc ban hành.

2.6. Để quản lý thư ký và kiểm soát kết quả hoạt động của họ.

Để bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu của một tổ chức cụ thể và hồ sơ của vị trí.

3. Quyền hạn

Trợ lý giám đốc có quyền:

3.1. Hãy làm quen với các quyết định được thực hiện trên doanh nghiệp.

3.2. Tham gia các cuộc họp của bộ máy quản lý.

Để bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu của một tổ chức cụ thể và hồ sơ của vị trí.

4. Trách nhiệm

Người quản lý trợ lý chịu trách nhiệm:

4.1. Đối với việc không hoàn thành hoặc không hoàn thành đúng nghĩa vụ của họ theo quy định của chỉ thị này, mệnh lệnh và chỉ thị của giám đốc, pháp luật hiện hành điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp.

4.2. Đối với kiểm soát không đủ đối với các hoạt động của công nhân cấp dưới.

4.3. Đối với việc tiết lộ thông tin với quyền truy cập hạn chế.

Để bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu của một tổ chức cụ thể và hồ sơ của vị trí.

5. Trình độ chuyên môn

Người quản lý trợ lý phải có trình độ học vấn cao hơn, kinh nghiệm làm việc hồ sơ ít nhất 2 năm.

6. Phải biết

Pháp luật hiện hành, Điều lệ, Thỏa thuận tập thể (quy định cụ thể những hành vi và chuẩn mực mà nhân viên nên biết).

7. Tương tác

Nó được chỉ định với ai và về những vấn đề mà người quản lý trợ lý đang cộng tác.

Đã đồng ý:

Trưởng phòng Nhân sự

Chữ ký

(HỌ VÀ TÊN.)

Tư vấn pháp lý

Chữ ký

(HỌ VÀ TÊN.)

Làm quen:

Chữ ký

(HỌ VÀ TÊN.)

Năng lực cụ thể của người quản lý dự án trợ lý

Người ta cho rằng quản lý dự án là một vị trí tạm thời, tương ứng, và trợ lý đảm nhận một số nghĩa vụ cho đến khi hoàn thành dự án. Trách nhiệm chức năng của nó sẽ phụ thuộc vào các chi tiết cụ thể và chủ đề của dự án, cũng như nhu cầu của một tổ chức cụ thể.

Mô tả công việc của người quản lý dự án trợ lý cho các chức năng sẽ có tính chuyên môn cao hơn, nhưng với màu sắc hành chính và tổ chức. Trách nhiệm điển hình cho vị trí này có thể được tìm thấy trong cẩm nang trình độ, và sau đó tinh chỉnh chúng cho tình huống.

Là trách nhiệm của một trợ lý quản lý về các vấn đề chung khác nhau?

Trách nhiệm của Trợ lý Tổng Giám đốc và Trợ lý Giám đốc về các vấn đề chung sẽ khác nhau. Tất nhiên, trong trường hợp thứ hai, các quyền lực sẽ trở nên tập trung hẹp hơn, vì người đứng đầu các vấn đề chung không chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động của tổ chức, mà chỉ cho một lĩnh vực riêng biệt.

Mô tả công việc của người quản lý trợ lý về các vấn đề chung được biên soạn dựa trên các chức năng của ông chủ đã được hỗ trợ bởi ED. Theo đó, cơ sở sẽ là phạm vi trách nhiệm và chức năng của nó.

Mô tả công việc "Trợ lý quản lý" trong trường hợp này là phù hợp làm cơ sở, bạn có thể xây dựng dựa trên đó khi phát triển tài liệu mới cho các vị trí liên quan.