Quản lý văn phòng - đó là ai? Nhiệm vụ của giám đốc văn phòng

Video: Nghề Quản lý Hành chính / Quản lý Văn phòng / Admin là gì? 2024, Tháng BảY

"Sinh vật phù du", "người quản lý" - tất cả những định nghĩa vô tư này liên quan đến công việc của nhân viên văn phòng. Nhưng một công việc như vậy là vô dụng? Quản lý văn phòng - đó là ai? Trách nhiệm của anh ấy là gì?

Quản lý văn phòng - đó là ai?

Nghề quản lý văn phòng thường bị nhầm lẫn với nghề thư ký. Nhưng vẫn có một sự khác biệt giữa các đặc sản này. Vì vậy, quản lý văn phòng - đó là ai?

Người quản lý của khu vực này là một người quản lý văn phòng hoặc quản trị viên. Nó quy định công việc văn phòng, là một liên kết thông tin quan trọng giữa nhân viên và cấp trên, khách hàng và nhân viên, vv

Hoạt động của một tổ chức càng tích cực, thì càng có nhiều vấn đề với các vấn đề và tài liệu tổ chức nhỏ hàng ngày. Họ thực hiện và cung cấp một người quản lý văn phòng.

Ông đảm bảo rằng tất cả các tài liệu hiện tại, cũng như các mệnh lệnh từ cấp trên của mình, được thực hiện hợp lệ. Đồng thời, các lệnh điều hành nên được thông báo cho nhân viên của công ty đúng thời gian, tất cả các khiếu nại của khách truy cập nên được tính đến, và các đề xuất của nhân viên nên được thông báo cho chính quyền.

Do đó, công việc văn phòng, cũng như giao tiếp trong công ty một phần rơi vào vai của các nhà quản lý văn phòng.

Nơi làm việc và tiền lương

Một người quản lý văn phòng là cần thiết trong bất kỳ công ty nào có văn phòng, người quản lý và ít nhất một vài nhân viên. Trong các tổ chức nhỏ, danh sách trách nhiệm của một chuyên gia như vậy nhỏ hơn nhiều, ví dụ, trong một tập đoàn lớn. Trong một công ty lớn có thể có một vài người quản lý văn phòng, và mỗi người trong số họ được giao cho bộ phận riêng của mình.

Nó chỉ ra rằng nhu cầu cho các chuyên gia như vậy là khá cao và, có thể, sẽ tiếp tục phát triển. Nhưng thực tế không có triển vọng nghề nghiệp. Đặc biệt nếu, ngoài quản lý văn phòng, một người không còn sở hữu bất kỳ nghề nghiệp nào.

Do thực tế là các nhiệm vụ không quá phức tạp, cạnh tranh cho một công việc, ít nhất là ở Nga, khá cao - 6 người cho một vị trí tuyển dụng. Đồng thời, tiền lương thấp theo tiêu chuẩn vốn - 27 nghìn rúp.

Tại thủ đô văn hóa - St. Petersburg - mức lương của những người lao động như vậy thấp hơn khoảng 5 - 7 nghìn, và sự cạnh tranh cao hơn gấp nhiều lần. Càng xa vùng ngoại vi của đất nước, mức lương càng thấp và càng có nhiều ứng viên cho vị trí này.

Phẩm chất cá nhân cần thiết

Các đơn đặt hàng nhận được bởi người quản lý văn phòng, theo quy định, cần thực hiện khẩn cấp và nhanh chóng. Do đó, người nộp đơn được yêu cầu, trước hết, siêng năng, nhanh chóng và đúng giờ. Trí nhớ tốt và sự tập trung cũng rất quan trọng.

Người giữ vị trí này nên thân thiện và hòa đồng, bởi vì trong một số tình huống, anh ta đóng vai trò là đại diện của công ty trước khách hàng.

Người quản lý văn phòng phải có một bài phát biểu có thẩm quyền và có cấu trúc logic, cũng như đạo đức kinh doanh bậc thầy, vì anh ta thường tham gia vào việc tổ chức các cuộc đàm phán kinh doanh và các cuộc họp của công ty.

Kiến thức hữu ích, chẳng hạn như số điện thoại của một thợ điện tốt hoặc một dịch vụ giao bữa trưa, cũng sẽ không bị tổn thương. Thật vậy, trong nhiều công ty, trật tự trong văn phòng, cũng như sự no nê của nhân viên cũng được kiểm soát bởi người quản lý.

Kỹ năng quản lý văn phòng cần thiết

Yêu cầu đầu tiên đối với một nhân viên như vậy là kiến thức tốt về PC và Internet. Nếu, ngoài Word và Excel, người nộp đơn sẽ sở hữu Photoshop hoặc Trình quản lý bộ chọn Office, đây là một lý do khác để thuê anh ta chứ không phải ai khác.
Tốc độ in cao. Khả năng gõ nhanh văn bản là một trong những điều quan trọng nhất đối với người quản lý văn phòng.
Kỹ năng quản lý hành chính thu được trong các công việc trước đây là bắt buộc nếu một người có việc làm trong một công ty lớn.
Kỹ năng làm giấy tờ. Tài liệu là một trong những trách nhiệm chính của loại chuyên gia này, vì vậy kiến thức cơ bản là không thể thiếu.
Tự tin sử dụng thiết bị văn phòng. Fax, máy in, máy quét - tất cả điều này nên thuộc thẩm quyền của người quản lý văn phòng.
Kỹ năng giao tiếp có thẩm quyền và ngoại giao. Người quản lý văn phòng không chỉ phải giao tiếp thành thạo, anh ta phải có khả năng giải quyết các tình huống xung đột, nếu cần thiết.
Thành thạo ngoại ngữ. Trong các công ty quốc tế lớn, người quản lý văn phòng phải thông thạo ít nhất tiếng Anh cơ bản.

Quy định chung của bản mô tả công việc

Vị trí giám đốc văn phòng được chấp thuận bởi CEO của công ty. Ở các công ty khác nhau, nó có thể khác nhau ở một số khía cạnh, nhưng nói chung các quy định chính của nó không thay đổi. Cần phải tự làm quen với hướng dẫn công việc trước khi ký hợp đồng lao động, để sau này không phàn nàn rằng việc hoàn thành một số nhiệm vụ không nằm trong kế hoạch của bạn.

Quy định chung có thể chỉ ra:

người chịu trách nhiệm thuê người quản lý văn phòng;
ai có quyền giảm nhẹ bài đăng của mình;
người mà nhân viên báo cáo;
ai báo cáo cho người quản lý văn phòng;
người thực hiện nhiệm vụ của một người quản lý văn phòng khi vắng mặt, v.v.

Thông thường, các nhà quản lý văn phòng báo cáo cho CEO. Các quản trị viên của văn phòng chuyển phát báo cáo, trình điều khiển, dọn dẹp, vv

Ngoài ra trong các quy định chung, có thể chỉ định nhân viên nào có trình độ chuyên môn có thể được chấp nhận cho vị trí được mô tả.

Nhiệm vụ trực tiếp

Đoạn tiếp theo trong hướng dẫn đặt ra nhiệm vụ của một người quản lý văn phòng.

Đối với sơ yếu lý lịch cho vị trí tuyển dụng, thường ứng viên viết ra trong một cột riêng những trách nhiệm họ đã thực hiện tại một công việc văn phòng trước đó. Vì vậy, nhà tuyển dụng có thêm thông tin về các kỹ năng của người nộp đơn.

Những mục nào có thể là trách nhiệm trực tiếp của một người quản lý văn phòng?

Giám sát các cuộc gọi điện thoại. Nhân viên phải trả lời các cuộc gọi đến, với khả năng tốt nhất của mình, trả lời các câu hỏi từ đối thủ và cũng thông báo cho cấp trên về thông tin mà họ yêu cầu truyền tải.
Giám tuyển tài liệu. Lưu trữ và kế toán các tài liệu, kiểm soát thư tín, thực hiện các đơn đặt hàng, vv - Đây là những trách nhiệm trực tiếp của người quản lý văn phòng.
Sao chép tài liệu. Theo hướng dẫn đặc biệt từ sếp, nhân viên thực hiện sao chép và sao chép công việc.
Tạo thư, yêu cầu - tức là Tương ứng với các đối tác, khách hàng hoặc nhà cung cấp theo yêu cầu của người giám sát ngay lập tức.

Nhiệm vụ của một người quản lý văn phòng có thể bao gồm ít nhất sáu loại công việc khác. Nhưng ở mỗi công ty, tải trọng cho các chuyên gia trong danh mục này được xác định riêng.

Quyền quản lý văn phòng

Bất kỳ hướng dẫn của người quản lý văn phòng không chỉ bao gồm các nhiệm vụ, mà còn các quyền.

Để cung cấp thông tin đầy đủ. Để thực hiện một số nhiệm vụ nhất định, người quản lý văn phòng có quyền yêu cầu cung cấp lượng thông tin đó, bao gồm cả bí mật mà anh ta cần.
Đề xuất hợp lý hóa âm thanh. Nếu đối với việc tổ chức công việc văn phòng, các sáng kiến hoặc lệnh bổ sung của tổng giám đốc là cần thiết, thì người quản lý có quyền đề nghị giới thiệu chúng.
Yêu cầu điều kiện làm việc phù hợp. Nếu các nhiệm vụ chính thức không thể được thực hiện do thiếu các điều kiện cần thiết, người quản lý văn phòng có thể yêu cầu chúng được tạo ra.
Hành động trong phạm vi thẩm quyền. Sau khi nghiên cứu bản mô tả công việc, nhân viên có quyền đưa ra quyết định và ra lệnh, nhưng chỉ trong khuôn khổ năng lực của mình.

Đây là một hướng dẫn sơ bộ về các quyền mà một người quản lý văn phòng có. Họ có thể được bổ sung hoặc giảm tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của tổ chức.

Một trách nhiệm

Quản lý văn phòng là một nghề cũng liên quan đến một số trách nhiệm. Phạm vi và hình phạt của nó đối với việc vi phạm các quy tắc được xác định bởi từng chủ nhân. Các điểm phổ biến nhất mà trách nhiệm được tổ chức trong các mô tả công việc trông giống như thế này.

Đối với thái độ cẩu thả với nhiệm vụ của họ. Thực hiện kịp thời các đơn đặt hàng và bất kỳ sơ suất nào khác là lỗi của nhân viên, mà cần phải trả lời.
Đối với việc tiết lộ thông tin bí mật. Trong hợp đồng lao động và mô tả công việc, bạn phải đọc kỹ các điều khoản về tính bảo mật của thông tin. Đối với tiết lộ của cô ấy, thường xuyên nhất bạn có thể mất việc.
Đối với vi phạm thẩm quyền. Những hành động vượt quá phạm vi thẩm quyền của nhân viên không được phép.
Đối với vi phạm lịch trình làm việc, vv Vi phạm lịch trình làm việc, các quy tắc an toàn cháy nổ hoặc phòng ngừa an toàn cũng là trách nhiệm của nhân viên.

Ưu và nhược điểm của nghề

Nghề này, giống như nhiều nghề khác, một số lợi thế và bất lợi. Vì vậy, những lợi thế của việc làm trên người quản lý văn phòng là gì?

Câu trả lời của những người lao động làm việc trên mặt trận này, trước hết, liên quan đến nhu cầu cao đối với nghề này: sau khi có được một số kinh nghiệm trong lĩnh vực này, tìm được một công việc được trả lương tốt hơn không khó. Những kỹ năng hành chính có được trong quá trình làm việc có liên quan trong cuộc sống hàng ngày. Ngoài ra, làm việc như một người quản lý văn phòng cho phép bạn phát triển kỹ năng giao tiếp của mình.

Trong số các nhược điểm là gánh nặng tâm lý gia tăng của nhân viên, bởi vì trong một ngày làm việc, bạn phải giải quyết rất nhiều vấn đề đa dạng. Ngoài ra, các nhà quản lý, ngoài nhiệm vụ trực tiếp, thường tải các nhà quản lý văn phòng với các yêu cầu cá nhân và hướng dẫn bổ sung.

Học nghề ở đâu?

Người quản lý văn phòng này là rõ ràng từ trên. Tuy nhiên, người ta có thể học nghề này ở đâu?

Không có giảng viên đặc biệt sẽ chuẩn bị quản lý văn phòng trong bất kỳ trường đại học. Nhưng thường thì người quản lý muốn một người có trình độ học vấn cao hơn giữ vị trí này. Loại giáo dục này sẽ không phải lúc nào cũng quan trọng - điều chính là người nộp đơn tốt nghiệp đại học. Ở các thành phố tỉnh, vị trí này có thể được thực hiện ngay cả sau 9 lớp học. Mỗi công ty quyết định cá nhân người quản lý văn phòng nào.

Hầu hết tất cả, nhà tuyển dụng sẽ quan tâm đến các đặc điểm khác của ứng viên: